UVA an FinanzOnline senden
BillPilot erstellt deine Umsatzsteuervoranmeldung als Datei im Format des Finanzministeriums. Diese Datei lädst du in FinanzOnline hoch. Das Abtippen der Kennzahlen entfällt und damit auch die Gefahr von Tippfehlern.
Wichtig: BillPilot sendet nichts selbst an das Finanzamt. Den Upload machst du in FinanzOnline, und die Zahllast überweist du wie bisher selbst.
Voraussetzungen
BillPilot erstellt die Datei nur, wenn alles eindeutig ist. Lieber gar keine Datei als eine mit falschen Werten. Konkret muss Folgendes erfüllt sein:
- Deine Steuernummer ist eingetragen, siehe Steuernummer.
- Der Zeitraum ist abgeschlossen. Für den laufenden Monat oder das laufende Quartal nimmt FinanzOnline noch keine UVA an.
- Der Zeitraum liegt ab 01/2022 und nicht mehr als fünf Jahre zurück.
- Es gibt keine offenen Sonderfälle, die BillPilot nicht sicher zuordnen kann.
Wenn die Datei noch nicht geht
Fehlt etwas, steht im Kasten Datei für FinanzOnline „Für diesen Zeitraum kann BillPilot die Datei noch nicht erstellen:“ und darunter jeder Grund einzeln. Die häufigsten:
| Hinweis | Was du tun kannst |
|---|---|
| Die Steuernummer fehlt | Unter Einstellungen > Firmendaten eintragen |
| Der Zeitraum ist noch nicht abgeschlossen | Nach Monats- oder Quartalsende erneut öffnen |
| Eingangsrechnungen aus dem Ausland ohne Umsatzsteuer, die noch nicht eingestuft sind | Den genannten Beleg öffnen und unter Umsatzsteuer einstufen |
| Eingangsrechnungen in Fremdwährung, noch nicht umgerechnet | Im Kasten auf In Euro umrechnen klicken, siehe Fremdwährung |
| Ausgangsrechnungen mit 0 % ohne eindeutige Zuordnung | Die genannten Rechnungen prüfen, steuerfreie Umsätze von Hand in FinanzOnline erfassen |
| Positionen mit einem Steuersatz, den es in Österreich nicht gibt | Die Rechnungen prüfen und korrigieren |
| Eine Kennzahl wäre negativ, etwa durch ein Storno | Als Berichtigung in FinanzOnline von Hand erfassen |
| Neue Fassung der UVA beim Finanzministerium | Werte vorerst von Hand in FinanzOnline eintragen |
Was „eindeutige Zuordnung“ bei 0 % heißt
Rechnungen ohne Umsatzsteuer kann BillPilot nur in zwei Fällen sicher zuordnen. An Kunden im EU-Ausland mit UID-Nummer (Reverse Charge) ist die Leistung in Österreich nicht steuerbar und gehört nicht in die UVA-Datei. Bist du Kleinunternehmer, kommen deine Umsätze in Kennzahl 016. Alle anderen 0-%-Rechnungen, etwa steuerfreie Umsätze ins Ausland, musst du selbst in FinanzOnline erfassen.
Wenn ein Zeitraum gesperrt ist
Das Finanzministerium ändert das Format der UVA von Zeit zu Zeit, zuletzt für Zeiträume ab 07/2026. BillPilot prüft regelmäßig, ob eine neue Fassung erschienen ist. Kennt BillPilot eine Fassung noch nicht, sperrt es die Datei für die betroffenen Zeiträume, bis sie eingebaut ist. Die Kennzahlen in der Tabelle siehst du trotzdem und kannst sie von Hand übertragen.
Datei erstellen
- Öffne UVA-Vorbereitung.
- Wähl Jahr, Monat oder Quartal und Ist-Versteuerung oder Soll-Versteuerung.
- Sieh die Kennzahlen und die Prüflisten durch.
- Klick im Kasten Datei für FinanzOnline auf den gleichnamigen Knopf.
Die Datei heißt zum Beispiel UVA_Q3_2026.xml für ein Quartal oder UVA_10_2026.xml für einen Monat.
Bevor BillPilot die Datei zum Download freigibt, prüft es sie gegen das offizielle Prüfschema des Finanzministeriums. Entspricht sie nicht der Vorgabe, gibt es keine Datei, sondern eine Fehlermeldung.
Unter dem Knopf können zusätzlich Hinweise zu diesem Zeitraum stehen, etwa zu ausländischer Umsatzsteuer oder fehlenden Zahlungsdaten. Sie verhindern die Datei nicht, lies sie aber vor dem Hochladen.
In FinanzOnline hochladen
- Melde dich in FinanzOnline an.
- Öffne Eingaben > Weitere Services > Produktionsübermittlung.
- Wähl als Art Umsatzsteuervoranmeldung.
- Wähl die Datei aus und sende sie.
- Das Übermittlungsprotokoll kommt in deine DataBox. Steht dort „zur Gänze übernommen“, ist die UVA angekommen und geprüft.
Erst ausprobieren
Auf derselben Seite führt zur Testübermittlung zu einem Upload, der geprüft wird, aber nicht als eingereicht gilt. Ideal für das erste Mal: Du siehst, ob die Datei angenommen wird, ohne dass etwas gemeldet ist.
Was in der Datei steht
Die Datei ist bewusst kurz. Sie enthält deine Steuernummer, den Zeitraum und nur die Kennzahlen, in denen etwas steht. Leere Kennzahlen lässt BillPilot weg, Kennzahl 000 steht immer drin. Für die Umsätze je Steuersatz enthält die Datei die Bemessungsgrundlagen, für Reverse Charge, Erwerb und Vorsteuer die Beträge. Eine Zahllast steht nicht in der Datei.
Deine Rechnungen und Belege werden nicht mitgeschickt. Bewahr sie trotzdem gut auf, sie sind die Grundlage der Werte.
Typische Fragen
Kann ich eine UVA ein zweites Mal hochladen?
Die Datei kannst du jederzeit neu erstellen, etwa nach einer Korrektur. Was ein erneuter Upload in FinanzOnline bewirkt, entscheidet FinanzOnline. Im Zweifel nutze zuerst die Testübermittlung oder frag deine Steuerberatung.
Muss ich danach noch etwas tun?
Ja: die Zahllast bezahlen. Das Hochladen meldet die UVA nur, eine Zahlung löst es nicht aus.
Keine Steuerberatung
BillPilot erstellt die Datei aus deinen Daten und prüft sie gegen das Schema des Finanzministeriums. Ob die Werte steuerlich vollständig und richtig sind, prüft das Schema nicht. Im Zweifel hilft deine Steuerberatung.