Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG stellst du deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Im Gegenzug darfst du dir die Umsatzsteuer aus deinen Eingangsrechnungen nicht als Vorsteuer zurückholen. Ob du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, hängt von deinen Umsätzen ab. Das klärst du mit deiner Steuerberatung oder dem Finanzamt, BillPilot prüft das nicht.

Damit BillPilot richtig rechnet, sagst du ihm mit einem Haken, dass du Kleinunternehmer bist. Dieser eine Haken wirkt sich an mehreren Stellen aus.

Haken setzen

Den Haken setzt du an einer von zwei Stellen:

• Bei der Einrichtung: Im Schritt Rechnungen des Einrichtungsassistenten unter Kleinunternehmerregelung den Haken bei „Ich bin Kleinunternehmer (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) - keine Umsatzsteuer“ setzen.
• In den Einstellungen: Unter Einstellungen im Bereich Rechnungseinstellungen den Haken bei Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) setzen und unten auf Einstellungen speichern klicken.

Sobald der Haken gesetzt ist, erklärt ein Hinweis direkt darunter, was er bewirkt. Nach dem Speichern aktualisiert sich auch das Menü.

Was der Haken bewirkt

Bereich	Wirkung
Standard-Steuersatz	fest 0 %, das Feld ist gesperrt
Rechnungsformular	neue Positionen starten mit 0 %, Hinweis bei Positionen mit Umsatzsteuer
PDF	Hinweis „Umsatzsteuerfrei (gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG)“
UVA-Vorbereitung	im Menü ausgeblendet, außer bei Auslandsleistungen ohne Umsatzsteuer, keine Vorsteuer
E/A-Rechnung	Ausgaben zählen brutto

Standard-Steuersatz

Der Standard-Steuersatz springt auf 0 % und lässt sich nicht mehr ändern, darunter steht „Als Kleinunternehmer fest 0 %.“ Nimmst du den Haken wieder weg, kommt der Satz zurück, der vorher eingetragen war, sonst 20 %.

Rechnungen und PDF

Im Rechnungsformular gilt 0 % als Standard für neue Positionen. Hat eine Position trotzdem Umsatzsteuer, etwa weil du sie aus einer älteren Vorlage übernommen hast, erscheint der Hinweis: „Du bist als Kleinunternehmer eingetragen, aber eine Position hat Umsatzsteuer.“ Mit Alle auf 0 % setzen korrigierst du das mit einem Klick.

Auf dem PDF steht bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer der Hinweis „Umsatzsteuerfrei (gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG)“. So sieht dein Kunde, warum keine Steuer ausgewiesen ist.

Bereits gespeicherte PDFs ändern sich dadurch nicht von selbst. Sie bekommen den neuen Hinweis erst, wenn du sie neu erzeugst.

E/A-Rechnung

In der E/A-Rechnung zählen deine Ausgaben brutto, also mit der Umsatzsteuer, die dir Lieferanten verrechnet haben. Weil du keine Vorsteuer abziehst, ist diese Steuer für dich ein echter Kostenanteil. Unter Gewinn / Verlust steht dann „Ausgaben brutto angesetzt (Kleinunternehmer)“, und in Ausgaben je Konto heißt die letzte Spalte Ansatz (brutto).

UVA-Vorbereitung

Als Kleinunternehmer musst du in der Regel keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Deshalb blendet BillPilot den Menüpunkt UVA-Vorbereitung aus.

Ausnahme: Leistungen ausländischer Unternehmen ohne Umsatzsteuer, etwa Werbung bei Google oder Meta oder Software-Abos. Für solche Leistungen schuldest du auch als Kleinunternehmer die österreichische Umsatzsteuer, siehe Rechnungen aus dem Ausland. Gibt es in den letzten 13 Monaten Eingangsrechnungen mit ausländischer UID-Nummer und ohne Umsatzsteuer, bleibt die UVA-Vorbereitung im Menü sichtbar.

In der UVA-Vorbereitung gilt für dich dann:

• Keine Vorsteuer: Die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen setzt BillPilot nicht an, ein Hinweis erklärt das.
• Reverse Charge: Die Steuer, die du schuldest, steht in Kennzahl 057, aber ohne den Vorsteuerabzug in Kennzahl 066. Du zahlst sie also tatsächlich.
• Deine eigenen Umsätze: In der Datei für FinanzOnline setzt BillPilot deine Umsätze mit 0 % in Kennzahl 016. Ausgenommen sind Leistungen an Kunden im EU-Ausland mit UID-Nummer, die in Österreich nicht steuerbar sind.
• Waren aus der EU: Dafür erstellt BillPilot keine Datei, weil es von der Erwerbsschwelle abhängt, ob Erwerbsteuer anfällt. Das erfasst du von Hand oder klärst es mit deiner Steuerberatung.

Tipp

Erkennt BillPilot einen Beleg nicht als ausländisch, etwa weil er keine UID-Nummer hat, bleibt der Menüpunkt verborgen. Prüf deshalb deine Belege von ausländischen Anbietern selbst und stuf sie ein.

Kunden im EU-Ausland

Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland, die eine UID-Nummer haben, bekommen auf dem PDF nicht den Kleinunternehmer-Hinweis, sondern automatisch den Reverse-Charge-Hinweis: „Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge, Art. 196 MwStSystRL).“ Die Steuerzeile lautet dann „Umsatzsteuer 0 % (Reverse Charge)“. Der Grund: Die Leistung ist dann nicht in Österreich steuerbar, und das hat Vorrang vor der Kleinunternehmerregelung. Deine eigene UID-Nummer steht in diesem Fall immer in der Fußzeile.

Damit das funktioniert, müssen beim Kunden das Land und die UID-Nummer eingetragen sein. Fehlt bei einem Kunden im EU-Ausland die UID, warnt das Rechnungsformular: Ohne UID gibt es kein Reverse Charge. Diese Regel ist für Dienstleistungen an Unternehmen gedacht. Lieferungen von Waren ins EU-Ausland und Kunden außerhalb der EU bildet BillPilot dabei noch nicht ab.

Haken wieder entfernen

Überschreitest du die Grenze oder verzichtest du auf die Kleinunternehmerregelung, nimm den Haken heraus und speichere. Der Standard-Steuersatz kommt zurück, die E/A-Rechnung zählt Ausgaben wieder netto, und die UVA-Vorbereitung erscheint im Menü. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert.

Keine Steuerberatung

Ab wann du Kleinunternehmer bist und was beim Wechsel zu beachten ist, beurteilt deine Steuerberatung. BillPilot setzt nur um, was du in den Einstellungen festlegst.