Rechnungen aus dem Ausland

Viele Anbieter von Software, Werbung oder Online-Diensten sitzen im Ausland, etwa in Irland, den Niederlanden oder den USA. Unternehmen stellen sie ihre Leistungen oft ohne Umsatzsteuer in Rechnung. Das heißt aber nicht, dass keine Steuer anfällt: Die österreichische Umsatzsteuer darauf schuldest dann du selbst. Das nennt sich Reverse Charge, auf Deutsch Übergang der Steuerschuld.

Für dich als Unternehmer mit Vorsteuerabzug geht das in der Regel null auf null aus: Du meldest die Steuer, die du schuldest, und ziehst denselben Betrag gleich wieder als Vorsteuer ab. Gemeldet werden muss es trotzdem. BillPilot rechnet beides für die UVA aus, sobald du den Beleg richtig einstufst.

Die drei Einstufungen

Jede Eingangsrechnung hat das Feld Umsatzsteuer mit drei Möglichkeiten:

Auswahl	Wann
Normal (österreichische Rechnung oder steuerfrei)	Rechnungen aus Österreich mit oder ohne Umsatzsteuer, das ist der Normalfall
Dienstleistung aus dem Ausland (Reverse Charge)	Software, Werbung, Beratung oder andere Leistungen eines ausländischen Unternehmens, Rechnung ohne Umsatzsteuer
Ware aus der EU (innergemeinschaftlicher Erwerb)	Waren, die du von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land kaufst, Rechnung ohne Umsatzsteuer

Der innergemeinschaftliche Erwerb ist das Gegenstück zum Reverse Charge für Waren: Kaufst du als Unternehmen Waren in einem anderen EU-Land, schuldest du dafür die österreichische Erwerbsteuer und ziehst sie in der Regel wieder als Vorsteuer ab.

Wählst du eine der beiden Auslands-Einstufungen, erscheint daneben eine zweite Auswahl für den Steuersatz, den du in Österreich schuldest: 20 %, 13 %, 10 % oder 4,9 %. Gemeint ist der Satz, der für dieselbe Leistung in Österreich gelten würde, meist 20 %.

Einen Beleg einstufen

Du kannst die Einstufung an drei Stellen setzen: beim Prüfen im Belegeingang, im Formular Einzeln erfassen und nachträglich beim Bearbeiten.

1. Öffne die Eingangsrechnung und klick auf Bearbeiten.
2. Wähl unter Umsatzsteuer die passende Einstufung.
3. Wähl daneben den österreichischen Steuersatz.
4. Prüf, dass bei den Beträgen keine Umsatzsteuer steht: Netto und Brutto sind gleich, der Steuerbetrag ist 0.
5. Klick auf Speichern.

In der Detailansicht steht danach zum Beispiel „Umsatzsteuer: Dienstleistung Ausland (Reverse Charge), 20 %“.

Erkennt BillPilot beim Auslesen im Belegeingang einen Reverse-Charge-Hinweis auf der Rechnung und hat der Lieferant keine österreichische UID, stellt es die Auswahl unter Umsatzsteuer schon auf Dienstleistung aus dem Ausland (Reverse Charge) mit 20 % und meldet über dem Formular „Reverse Charge: Umsatzsteuer geht auf den Empfänger über.“ Prüf den Vorschlag vor dem Übernehmen: Bei Waren aus der EU stellst du auf Ware aus der EU um, bei einem anderen Steuersatz änderst du den Satz daneben.

Was BillPilot daraus rechnet

Für die UVA berechnet BillPilot die Steuer aus dem Nettobetrag und dem gewählten Satz:

• Dienstleistung aus dem Ausland (Reverse Charge): Die Steuer, die du schuldest, steht in Kennzahl 057. Derselbe Betrag kommt als Vorsteuer in Kennzahl 066. Unterm Strich bleibt meist 0.
• Ware aus der EU: Der Nettobetrag kommt als Bemessungsgrundlage in Kennzahl 070 und zusätzlich in die Kennzahl des Steuersatzes (072 für 20 %, 073 für 10 %, 008 für 13 %, 125 für 4,9 %). Die Erwerbsteuer zählt zur Zahllast, die gleich hohe Vorsteuer steht in Kennzahl 065.

Ein Beispiel: Ein Software-Abo aus Irland kostet 100 Euro netto, die Rechnung enthält keine Umsatzsteuer. Du stufst sie als Dienstleistung aus dem Ausland mit 20 % ein. BillPilot setzt 20 Euro in Kennzahl 057 und 20 Euro in Kennzahl 066. Deine Zahllast ändert sich dadurch nicht.

Gezählt wird nach Rechnungsdatum

Eingestufte Auslandsbelege zählen immer im Zeitraum ihres Rechnungsdatums, auch wenn du sonst nach Ist-Versteuerung abrechnest, also nach Zahlungsdatum. Der Grund: Die Steuerschuld entsteht hier mit der Leistung, nicht mit der Zahlung. Eingestufte Belege sind deshalb auch nicht in der normalen Vorsteuer (Kennzahl 060) enthalten, sondern nur in 066 beziehungsweise 065.

Wie BillPilot ausländische Belege erkennt

BillPilot erkennt einen ausländischen Lieferanten an seiner UID-Nummer, genauer an den zwei Buchstaben am Anfang, etwa IE für Irland oder DE für Deutschland. Die UID liest BillPilot im Belegeingang aus. Daraus ergeben sich drei Fälle:

Fall	Was BillPilot macht
Ausländische UID, keine Umsatzsteuer, nicht eingestuft	Prüfliste Auslandsbezüge, noch nicht eingestuft. Keine UVA-Datei, bis der Beleg eingestuft ist. Die Belegnummer wird genannt.
Ausländische UID mit ausländischer Umsatzsteuer	Prüfliste Ausländische Umsatzsteuer. Nicht in der Vorsteuer (Kennzahl 060), weil ausländische Umsatzsteuer in Österreich nicht als Vorsteuer abziehbar ist.
Eingestuft, aber mit Umsatzsteuer auf dem Beleg	Hinweis „als Auslandsbezug eingestuft, der Beleg weist aber Umsatzsteuer aus. Bitte prüfen.“

Hat ein Beleg keine UID, kann BillPilot ihn nicht als ausländisch erkennen. Trag die UID des Lieferanten deshalb auch bei Einzeln erfassen ein (Feld UID des Lieferanten) oder stuf den Beleg selbst ein.

Ausländische Umsatzsteuer bekommst du nur über das Erstattungsverfahren des jeweiligen Landes zurück, nicht über die UVA.

Nummern, die mit „EU“ beginnen

Manche Anbieter außerhalb der EU, häufig aus den USA, verrechnen österreichische Umsatzsteuer über ein Sonderverfahren für Privatkunden (OSS). Du erkennst das an einer Nummer wie EU372... statt einer normalen UID. Die Umsatzsteuer auf solchen Rechnungen ist für dich in der Regel nicht als Vorsteuer abziehbar. BillPilot setzt sie deshalb nicht in Kennzahl 060 an und zeigt den Beleg auf der Prüfliste.

Die Lösung liegt beim Anbieter: Hinterlege in deinem Kundenkonto dort deine eigene UID-Nummer. Dann kommen künftige Rechnungen ohne Umsatzsteuer, und du stufst sie als Reverse Charge ein.

Als Kleinunternehmer

Auch als Kleinunternehmer schuldest du für Dienstleistungen ausländischer Unternehmen ohne Umsatzsteuer die österreichische Steuer, etwa für Werbung bei Google oder Meta. Den Vorsteuerabzug hast du als Kleinunternehmer aber nicht. BillPilot setzt deshalb Kennzahl 057, aber keine Kennzahl 066.

Gibt es in den letzten 13 Monaten Eingangsrechnungen mit ausländischer UID ohne Umsatzsteuer, blendet BillPilot die sonst verborgene UVA-Vorbereitung im Menü wieder ein. Für Waren aus der EU erstellt BillPilot bei Kleinunternehmern keine UVA-Datei, weil es von der Erwerbsschwelle abhängt, ob Erwerbsteuer anfällt. Mehr unter Kleinunternehmer.

Im Zweifel nachfragen

Die Einstufung entscheidet darüber, was in deiner UVA steht. BillPilot rechnet mit dem, was du auswählst, kann aber nicht prüfen, ob eine Leistung wirklich eine Dienstleistung oder eine Ware ist. Bei ungewöhnlichen Fällen, etwa Waren aus einem Land außerhalb der EU, frag deine Steuerberatung.

Weiter

• Rechnung in Dollar oder Pfund? Siehe Belege in Fremdwährung. Ein Auslandsbeleg in Fremdwährung wird erst nach der Umrechnung in die Kennzahlen übernommen.
• UVA-Vorbereitung