Einrichtung
Nach der Registrierung öffnet BillPilot die Ersteinrichtung. Ein Assistent führt dich in drei Schritten durch die Angaben, die auf jeder Rechnung stehen und die BillPilot für die Auswertungen braucht: Firmendaten, Bankdaten und Rechnungen. Oben siehst du, in welchem Schritt du gerade bist, mit Weiter und Zurück wechselst du zwischen den Schritten.
Du musst nicht alles sofort wissen. Pflicht ist nur der Firmenname, alles andere kannst du später unter Einstellungen ergänzen oder ändern.
Schritt 1: Firmendaten
Diese Daten erscheinen auf deinen Rechnungen.
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Firmenname * | Pflichtfeld. Ohne Firmennamen geht es nicht weiter. |
| Adresse, PLZ, Ort, Land | Deine Geschäftsadresse. Als Land ist Österreich vorbelegt. |
| E-Mail, Telefon | Kontaktdaten für deine Kunden |
| UID-Nummer | Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, zum Beispiel ATU12345678. Sie steht auf der Rechnung. |
| Steuernummer | Die Nummer, unter der dich das Finanzamt führt. Nicht die UID-Nummer. |
| Firmenbuchnummer | Falls vorhanden, zum Beispiel FN 123456a |
Die Steuernummer braucht BillPilot für die UVA-Datei für FinanzOnline. Sie steht auf jedem Bescheid des Finanzamts und hat 9 Ziffern. Hast du sie gerade nicht zur Hand, lass das Feld leer und trag sie später nach, BillPilot erinnert dich auf dem Dashboard daran. Mehr dazu unter Steuernummer.
UID-Nummer und Steuernummer
Die beiden werden oft verwechselt. Die UID-Nummer beginnt in Österreich mit ATU und dient dem Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen. Die Steuernummer hat nur Ziffern und ist deine Nummer beim Finanzamt.
Schritt 2: Bankdaten
Hier trägst du Bank, IBAN, BIC/SWIFT und Kontoinhaber ein. Diese Bankverbindung steht auf deinen Rechnungen. Aus den Bankdaten erstellt BillPilot außerdem einen Zahlungs-QR-Code auf dem PDF. Deine Kunden scannen ihn mit der Banking-App, und Empfänger, IBAN und Betrag sind sofort ausgefüllt. Fehlen die Bankdaten, bleibt der QR-Code weg.
Schritt 3: Rechnungen
Im letzten Schritt legst du die Rechnungseinstellungen fest, also die Standardwerte für jede neue Rechnung.
- Standard-Steuersatz (%): Der Steuersatz, mit dem neue Positionen starten. Vorbelegt sind 20 %. In der einzelnen Rechnung kannst du ihn je Position ändern.
- Zahlungsziel (Tage): Vorbelegt sind 14 Tage. Diesen Wert bekommt jeder neue Kunde als Zahlungsziel, auch beim Import aus einer CSV-Datei ohne eigene Spalte dafür. Das Fälligkeitsdatum, das als „Fällig am“ auf der Rechnung steht, berechnet BillPilot aus dem Rechnungsdatum und dem Zahlungsziel beim jeweiligen Kunden. Das kannst du in den Kundendaten unter Kontakt & Konditionen für jeden Kunden eigens ändern. Bestehende Kunden behalten ihr Zahlungsziel, wenn du die Einstellung änderst.
- Standard Intro-Text: Der Text über den Positionen, etwa „Sehr geehrte Damen und Herren, ...“.
- Standard Outro-Text: Der Text unter der Summe, etwa die Bitte um Überweisung und die Grußformel.
- Kleinunternehmerregelung: Setz den Haken bei „Ich bin Kleinunternehmer (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) - keine Umsatzsteuer“, wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst. Der Standard-Steuersatz springt dann fest auf 0 % und lässt sich nicht mehr ändern. Nimmst du den Haken wieder weg, kommt der vorige Satz zurück. Mehr unter Kleinunternehmer.
Mit Einrichtung abschließen speichert BillPilot alles, und du landest im Dashboard.
Was du danach in den Einstellungen findest
Unter Einstellungen stehen dieselben Angaben wie im Assistenten, dazu einige weitere. Vergiss nicht, am Ende Einstellungen speichern zu klicken.
Rechnungseinstellungen
- Dokumenttitel im PDF: zum Beispiel HONORARNOTE, RECHNUNG oder INVOICE.
- Beschriftung der Nummer im PDF: Leer lassen, dann leitet BillPilot sie aus dem Dokumenttitel ab (RECHNUNG ergibt Rechnungs-Nr.).
- Präfix für Rechnungen und Nummernformat: bestimmen, wie deine Rechnungsnummern aussehen. Platzhalter wie
{JJJJ}für das Jahr,{KKK}für das Kundenkürzel oder{NN}für die laufende Nummer werden erklärt, und eine Vorschau zeigt das Ergebnis. Bereits vergebene Nummern bleiben unverändert, das Format gilt ab der nächsten abgeschlossenen Rechnung. - Rechnungsnummern-Sequenz: Hier legst du fest, mit welcher Nummer BillPilot weiterzählt. Das ist praktisch, wenn du aus einem anderen Programm wechselst und deine Nummerierung fortsetzen willst.
E-Mail / SMTP
Damit BillPilot Rechnungen über dein eigenes Postfach versendet, trägst du die Zugangsdaten deines Mailservers ein. Mit Verbindung testen prüft BillPilot die Anmeldung, ohne etwas zu senden. Mit Testnachricht an mich senden geht eine kurze Nachricht an deine Absenderadresse. Beides funktioniert mit den eingegebenen Werten, auch bevor du speicherst. Schlägt der Test fehl, zeigt BillPilot einen Hinweis, woran es liegen könnte. Dazu kommen Standard-Betreff und Standard-Nachricht für den Rechnungsversand.
Firmenlogo und PDF-Layout
Unter Firmenlogo lädst du dein Logo hoch (PNG, JPEG oder SVG, höchstens 2 MB). Über PDF-Layout anpassen wählst du Farben, Schrift, die Position des Logos, Größe und Ausrichtung des Dokumenttitels und welche Zusatzinfos auf dem PDF stehen, etwa Bankdaten, UID-Nummer, QR-Code und Seitenzahlen.
Tipp
Schick dir nach der Einrichtung eine erste Rechnung selbst per E-Mail. So siehst du das PDF genau so, wie deine Kunden es bekommen, und merkst, ob Logo, Bankdaten und Texte passen.