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Eingangsrechnungen ​

Eingangsrechnungen sind deine Ausgaben: Rechnungen von Lieferanten, Abos, Software, Miete, Beiträge. BillPilot braucht sie an zwei Stellen. In der UVA-Vorbereitung holst du dir daraus die Vorsteuer zurück, also die Umsatzsteuer, die dir Lieferanten verrechnet haben. In der E/A-Rechnung mindern sie deinen Gewinn. Je vollständiger und genauer deine Belege erfasst sind, desto verlässlicher sind beide Auswertungen.

Die Übersicht ​

Unter Eingangsrechnungen siehst du alle erfassten Belege eines Jahres mit Belegnummer, Aussteller, Datum, Fälligkeit, Konto, Netto, Gesamt und Status. Oben wählst du das Jahr und filterst nach Offen oder Bezahlt. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Beleg.

Jeder erfasste Beleg bekommt eine eigene, fortlaufende Belegnummer nach dem Muster ER2026-001. Die Rechnungsnummer des Lieferanten bleibt daneben erhalten. Löschst du einen Beleg, wird seine Nummer nicht neu vergeben. Die Lücke zeigt später, dass hier ein Beleg entfernt wurde.

Rechts oben findest du vier Knöpfe:

KnopfWofür
Export (ZIP)Die Belege des gewählten Jahres samt Dateien und einer CSV-Liste, etwa für die Steuerberatung. Mit gesetztem Filter nur die offenen oder nur die bezahlten.
SVS-BeitragDie Vorschreibung der SVS als bezahlte Ausgabe erfassen, siehe SVS-Beitrag erfassen
Einzeln erfassenEinen Beleg von Hand eintragen
Belege hochladenMehrere Belege hochladen und automatisch auslesen lassen. Eine Zahl am Knopf zeigt, wie viele Belege dort noch auf dich warten.

Belege hochladen und auslesen lassen ​

Der schnellste Weg ist der Belegeingang. Du lädst deine Belege hoch, BillPilot liest sie automatisch aus, und du prüfst das Ergebnis, bevor etwas gebucht wird.

  1. Klick auf Belege hochladen.
  2. Zieh deine Dateien in das Feld oder klick hinein und wähle sie aus. Erlaubt sind PDF, JPG und PNG, mehrere auf einmal, je Datei bis 20 MB. Sprache und Layout der Rechnung sind egal.
  3. BillPilot liest die Belege der Reihe nach aus. Oben siehst du, wie viele In Warteschlange, Zu prüfen und Nicht lesbar sind. Du kannst schon prüfen, während die übrigen noch gelesen werden.
  4. Wähl links einen Beleg. In der Mitte siehst du die Datei, rechts die erkannten Daten: Aussteller, UID, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Beträge, Steuersatz, Währung, Status und Konto.
  5. Prüf die Werte. Gelb markierte Felder hat BillPilot nur unsicher erkannt, sieh dort besonders genau hin. Korrigiere, was nicht stimmt.
  6. Klick auf Übernehmen. Erst jetzt entsteht die Eingangsrechnung, und BillPilot springt zum nächsten offenen Beleg.

Gehört ein Beleg nicht in deine Buchhaltung, entfernst du ihn mit Verwerfen, die Datei wird dabei gelöscht. Mit Neu auslesen lässt du einen Beleg noch einmal lesen.

Was BillPilot beim Auslesen prüft ​

BillPilot übernimmt nicht einfach, was auf dem Beleg steht, sondern gleicht die Werte ab und meldet Auffälligkeiten über dem Formular. Zum Beispiel:

  • Netto und Umsatzsteuer ergeben nicht den Bruttobetrag.
  • Auf dem Beleg stehen mehrere Steuersätze.
  • Der Beleg ist vermutlich eine Mahnung, ein Angebot oder gar keine Rechnung.
  • Bei einer Gutschrift sind die Beträge negativ vorbelegt, damit sie deine Ausgaben mindern.
  • Reverse Charge oder eine Fremdwährung wurde erkannt.
  • Das Rechnungsdatum liegt in der Zukunft oder ist älter als zwei Jahre.
  • Als Aussteller wurde dein eigenes Unternehmen erkannt, es könnte also eine Ausgangsrechnung sein.
  • Die Rechnung ist möglicherweise schon erfasst oder liegt mehrfach im Belegeingang. In der Liste steht dann Duplikat?, und über Vorhandene Rechnung ansehen kommst du zum bereits erfassten Beleg.

Dieselbe Datei kannst du nicht zweimal hochladen. BillPilot erkennt sie und zeigt sie unter „Nicht übernommen“ an.

Lieferant und Konto merkt sich BillPilot ​

Hast du von einem Lieferanten schon einmal einen Beleg erfasst, erkennt BillPilot ihn wieder, an der UID, der IBAN oder am Namen. Es steht dann Bekannter Lieferant beim Aussteller, und das Konto wird wie bei der letzten Rechnung dieses Lieferanten vorgeschlagen. Bei einem neuen Lieferanten schlägt BillPilot ein Konto nach dem Rechnungsinhalt vor und nennt den Grund. Änderst du das Konto beim Übernehmen, gilt deine Wahl künftig für diesen Lieferanten.

Tipp

Fotos von Belegen dürfen zum Auslesen höchstens 5 MB groß sein. Ist ein Foto größer, lade den Beleg lieber als PDF hoch.

Belege per E-Mail ​

Ist die Funktion für dein Unternehmen eingerichtet, zeigt der Belegeingang oben eine eigene Belegadresse an. Leite Rechnungen einfach an diese Adresse weiter. PDF-, JPG- und PNG-Anhänge landen dann im Belegeingang und werden wie ein Upload ausgelesen. Mit Kopieren übernimmst du die Adresse in die Zwischenablage.

Die Adresse gehört nur dir. Gib sie nur an Lieferanten weiter, denen du vertraust. Brauchst du eine neue, etwa weil die alte zu viele unerwünschte Mails bekommt, klick auf Neue Adresse. Die bisherige nimmt danach keine Belege mehr an.

Einzeln erfassen ​

Für Belege ohne Datei oder zum schnellen Nachtragen öffnest du Einzeln erfassen. Pflicht sind Aussteller (Lieferant), Rechnungsdatum und Gesamtbetrag / Brutto. Du kannst eine Datei anhängen, PDF oder Foto, und mit Automatisch auslesen die Werte übernehmen lassen. Das Auslesen ist dasselbe wie im Belegeingang: Lieferant, UID, Rechnungsnummer, Daten, Beträge, Währung, Konto und bei Auslandsrechnungen die Einstufung. Hinweise dazu erscheinen gelb unter dem Knopf. Prüf die Werte vor dem Speichern.

Das Formular bietet dieselben Angaben wie der Belegeingang: UID des Lieferanten für Rechnungen aus dem Ausland, Währung für Belege in Fremdwährung (BillPilot rechnet beim Speichern in Euro um), alle Steuersätze von 0 % bis 20 % einschließlich 4,9 % und die Einstufung unter Umsatzsteuer für Rechnungen aus dem Ausland.

Beim Eintippen rechnet BillPilot mit: Gibst du Netto und Steuersatz ein, ergeben sich Steuer und Brutto. Gibst du nur den Bruttobetrag ein, rechnet BillPilot Netto und Steuer zurück.

Bezahlt markieren ​

Für die E/A-Rechnung und für die UVA nach Ist-Versteuerung zählt nicht das Rechnungsdatum, sondern das Zahlungsdatum. Ein Beleg, der nicht als bezahlt markiert ist, taucht dort noch nicht auf. Deshalb lohnt es sich, Zahlungen sauber nachzutragen.

So markierst du einen Beleg als bezahlt:

  1. Öffne die Eingangsrechnung.
  2. Klick auf Als bezahlt markieren.
  3. Trag das Zahlungsdatum ein und wähle bei Bezahlt mit die Zahlungsart, etwa Überweisung, SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, Bankomat-/Debitkarte, Bar oder PayPal.
  4. Bestätige mit Bezahlt.

BillPilot schlägt als Zahlungsdatum das Rechnungsdatum vor und weist darauf hin. Prüf das Datum, denn oft wird erst Tage später gezahlt. Mit Als offen markieren nimmst du die Zahlung wieder zurück.

Am bequemsten geht es über den Bankabgleich: Lies deinen Kontoauszug ein, und BillPilot schlägt zu jeder Abbuchung den passenden offenen Beleg vor. Mit Zuordnen wird der Beleg mit dem Buchungsdatum als bezahlt markiert, und BillPilot merkt sich die IBAN des Lieferanten für das nächste Mal.

Auf mehrere Konten oder Steuersätze aufteilen ​

Manche Belege passen nicht in eine einzige Zeile. Ein Beispiel: Auf einer Rechnung stehen Bücher mit 10 % und Büromaterial mit 20 % Umsatzsteuer, oder eine Rechnung betrifft teils Software, teils Weiterbildung. Damit beides richtig in UVA und E/A-Rechnung landet, teilst du den Beleg auf.

  1. Klick im Formular auf Auf mehrere Konten oder Steuersätze aufteilen.
  2. BillPilot legt zwei Teilbeträge an. Hat das Auslesen die Positionen der Rechnung erkannt, sind sie schon vorbelegt.
  3. Wähl je Teilbetrag das Konto, trag Netto und Steuersatz ein, optional eine Beschreibung. Die Steuer rechnet BillPilot mit.
  4. Mit + Teilbetrag fügst du weitere Zeilen hinzu, mit dem Kreuz entfernst du eine.
  5. Unter den Zeilen steht, ob die Summe zum Brutto passt oder wie groß die Differenz ist. Speichern geht erst, wenn die Teilbeträge den Gesamtbetrag ergeben.

Die erste Zeile gleicht dabei automatisch aus: Änderst du einen anderen Teilbetrag, passt BillPilot die erste Zeile so an, dass die Summe stimmt. In der Liste steht bei solchen Belegen „aufgeteilt“, und die E/A-Rechnung zählt jeden Teilbetrag auf seinem eigenen Konto.

Bearbeiten und löschen ​

In der Detailansicht änderst du über Bearbeiten alle Angaben, auch Währung und die Einstufung unter Umsatzsteuer. Mit Löschen entfernst du einen Beleg. Rechts siehst du die Datei, die du über In neuem Tab öffnen auch groß ansehen kannst.

Sonderfälle ​