Überblick
BillPilot ist eine Rechnungs- und Buchhaltungshilfe für Selbständige und kleine Unternehmen in Österreich. Du schreibst damit deine Rechnungen, sammelst deine Belege und bekommst die Auswertungen, die du für Umsatzsteuer und Einkommensteuer brauchst. BillPilot läuft im Browser, am Computer genauso wie am Tablet oder Smartphone. Auf schmalen Bildschirmen klappst du das Menü über den Menü-Knopf links oben in der Titelleiste auf.
Diese Anleitung erklärt dir Schritt für Schritt, wie die einzelnen Bereiche funktionieren, was BillPilot dabei im Hintergrund rechnet und worauf du achten solltest.
So ist BillPilot aufgebaut
Die Seitenleiste ist in Gruppen eingeteilt. Ganz oben steht das Dashboard, darunter folgen die Gruppen Belege, Automatisierung und Auswertungen, am Ende Lizenz, Einstellungen und Abmelden.
| Menüpunkt | Wofür |
|---|---|
| Dashboard | Umsatz, ausstehende und überfällige Rechnungen, Entwürfe und offene Ausgaben auf einen Blick |
| Ausgangsrechnungen | Rechnungen schreiben, als PDF versenden, Zahlungen erfassen, korrigieren, stornieren, mahnen |
| Eingangsrechnungen | Belege erfassen: hochladen und auslesen lassen, per E-Mail weiterleiten oder einzeln eintragen |
| Kunden | Kundendaten samt Land und UID-Nummer, wichtig für Geschäftskunden im EU-Ausland |
| Wiederkehrend | Rechnungen, die BillPilot in festen Abständen selbst erstellt |
| Vorlagen | Positionen, die du oft brauchst, zum schnellen Einfügen |
| E/A-Rechnung | Gewinn oder Verlust nach Zahlungsdatum, mit Ausgaben je Konto |
| USt-Übersicht | Umsatzsteuer deiner Ausgangsrechnungen je Steuersatz |
| UVA-Vorbereitung | Kennzahlen für die Umsatzsteuervoranmeldung und die Datei für FinanzOnline |
| Bankabgleich | Kontoauszug einlesen und Zahlungen den Rechnungen zuordnen |
| Export | Daten für die Steuerberatung oder als Sicherung herunterladen |
Als Kleinunternehmer siehst du die UVA-Vorbereitung in der Regel nicht, warum das so ist, steht unter Kleinunternehmer.
Der typische Ablauf
- Einrichten: Nach der Registrierung führt dich ein Assistent durch Firmendaten, Bankdaten und Rechnungseinstellungen. Details unter Einrichtung.
- Rechnungen schreiben: Unter Ausgangsrechnungen legst du Rechnungen an und versendest sie.
- Belege sammeln: Unter Eingangsrechnungen erfasst du deine Ausgaben, am bequemsten über Belege hochladen. Mehr unter Eingangsrechnungen.
- Zahlungen zuordnen: Im Bankabgleich liest du deinen Kontoauszug ein. So bekommt jede Rechnung ihr Zahlungsdatum, das E/A-Rechnung und UVA nach Ist-Versteuerung brauchen.
- Auswerten: Die UVA-Vorbereitung rechnet deine Umsatzsteuervoranmeldung vor, die E/A-Rechnung deinen Gewinn.
- Melden: Die UVA kannst du als Datei erstellen und in FinanzOnline hochladen, siehe UVA an FinanzOnline senden.
Hilfe direkt in der App
Rechts oben in der Titelleiste findest du zwei Symbole:
- Fragezeichen: Auf den Seiten E/A-Rechnung, USt-Übersicht, UVA-Vorbereitung, Bankabgleich und Export öffnet es eine kurze Erklärung zur jeweiligen Seite. Über Mehr in der Anleitung kommst du zur passenden Seite dieser Hilfe.
- Glocke: Hier stehen die Mitteilungen, also Neuigkeiten zu BillPilot. Ein roter Zähler zeigt, wie viele du noch nicht gelesen hast. Bei manchen Mitteilungen führt Mehr in der Hilfe direkt zur Erklärung. Alle Neuigkeiten findest du auch auf der Seite Neuigkeiten.
Was BillPilot für dich übernimmt und was nicht
BillPilot rechnet, prüft und bereitet vor. Wo es einen Fall nicht sicher zuordnen kann, rät es nicht, sondern zeigt ihn auf einer Prüfliste an, etwa eine bezahlte Rechnung ohne Zahlungsdatum oder einen ausländischen Beleg, der noch nicht eingestuft ist. Diese Listen findest du auf den Auswertungsseiten unter Bitte prüfen.
Die Umsatzsteuer überweist du weiterhin selbst, und auch die Einkommensteuererklärung gibst du selbst ab. BillPilot liefert dir dafür die Zahlen.
Keine Steuerberatung
BillPilot rechnet und bereitet vor. Ob ein Sonderfall steuerlich richtig eingeordnet ist, beantwortet im Zweifel deine Steuerberatung.